Proč je vhodné usilovat zásadně o to, aby hlavní rozdělení všech nově vytvářených struktur začínalo rozdělením na čtyři díly, do čtyř větví?

Hlavní důvod třeba vidět v tom, že člověk

1. není jenom tělo, nýbrž také duch, a proto jej zrcadlící a
popisující myšlenky a problémy musejí nutně pocházet z obou
těchto oblastí

2. nikdy nežije sám, a proto nemůže myšlenkově a problémově
zrcadlit výhradně sám sebe. Jsou tady vždy jeho bližní

a on má vždy za povinnost jim sloužit.

Takto pozorováno jsou to tedy další dvě oblasti:

bližní člověka a on sám.

Dohromady jsou to tedy ony všeobecně nutné čtyři větve, jež jest třeba v každé vytvářené struktuře předem očekávat a s jejich výskytem předem počítat.

Připustme však, že takovéto uspořádání přesto nelze smysluplně vytvořit, protože se jedná o poměrně homogenní myšlenky, nebo, protože nás takovéto rozdělení v daném případě vůbec nezajímá, protože máme větší zájem na důležitosti těchto problémů, než na jejich původu.

Jakou myšlenku v takovém případě užít jako základní uspořádávací princip?

Jako základní uspořádávací princip lze pak užít bodovací methodu, přičemž vahou myšlenky, (požadavku), jest myšlence této přiřazená hodnota z intervalu na př.: 0 -100 bodů.

Takto třeba ocenit všechny myšlenky v kartotéce, či souboru vět v počítači.

Vhodným setříděním takto oceněných myšlenek stoupá hodnota myšlenky se stoupajícím počtem přidělených jí bodů.

Stoupá stejně i v případě, že oceňujeme myšlenky (požadavky), podle výše škody,

jíž by způsobilo včasné nevyřízení zvažovaného požadavku.

Bodovou hodnotu myšlenky lze tedy chápat a užívat jí jako její absolutní hodnotu.

Poté lze v této kartotéce, resp. na uvažovaném souboru, provést ABCD analysu a dostáváme další velmi zajímavou čtyřvětvovou strukturu, která poskytuje cenné odpovědi na otázky NA ČEM a JAK racionálně pracovat.

V případě námitek o pracnosti této methody je možné hned od počátku sběru dat (vět) této kartotéky (souboru) bodově oceňovat každou novou myšlenku v okamžiku jejího sběru se záměrem vyhodnocování jejího (jeho) methodou ABCD analysy.

Tímto způsobem a bezprostředně po záznamu a bodovém ocenění, založit právě sebranou myšlenku, kartotéční lístek, na místo, odpovídající příslušné větvi ABCD analysy.

To je způsob praktického užití této bodovací methody v prvním kroku, pracujeme-li s kartotékou.

Jde-li o sběr rozsáhlejšího souboru, lze toto pracovní schema ještě jednou v každé z ABCD větvi zopakovat, čímž spravujeme namísto čtyř, šestnácte větví.

Mnohý však bude, pokud dle zde podaného návodu pečlivě pracoval, velmi nepříjemně překvapen, protože je pak postaven proti "houfu" na první pohled stejně důležitých úkolů:

Čím se ted mám zabývat? Co mám ted vzít jako první do ruky?

Pokud nejsou časové, případně technologické souvislosti s to, dát odpověd na tyto otázky, bylo by pak nutné, zabývat se prostě první věcí, kterou by člověk z daného množství úkolů náhodně vzal do ruky, aby pak musil nést ztrátu, způsobenou nevyřízením úkolu důležitějšího.

Tomu lze zabránit pomocí Don Fullerovy uspořádávací methody. Je vhodná pro uspořádávání souboru o velikosti do 20 prvků, (myšlenek, úkolů), přičemž je v podstatě jedno, pracujeme-li ručně, nebo s pomocí počítače. Práce s počítačovou podporou je však samozřejmě podstatně pohodlnější.

Tato Don Fullerova methoda, jež je, jakož i ji interpretující program, popsána

v příloze.

Jako praktický příklad a současně jako obecnou strukturu dělení netříděného souboru myšlenek (úkolů,problémů,cílů a p.) lze doporučit následující strukturu:

A1 A2 B1 B2

A3 A4 B3 B4

C1 C2 D1 D2

C3 C4 D3 D4

Všeobecně lze doporučit toliko dvoustupňové strukturování.

Jako třetí uspořádávací krok jest užívat Don Fullerovu methodu. Tolik ke správě činností jednorázových.

Pro správu činností opakovaných lze doporučit využití vlastností X/Y methody.

Působíc na straně kapacit, spočívá její význam a síla v tom, že každý kalendářní den, a tím i týden nabízí, obecně vzato, čtyři různé druhy dnů, čímž dovoluje "téměř současnou" obsluhu čtyř správních větví struktury.

Tak mohou být každý měsíc obsluhovány větve výše uvedené struktury na př. takto:

první kalendářní týden větve A1,B1,C1,D1

druhý kalendářní týden větve A2,B2,C2,D2

třetí kalendářní týden větve A3,B3,C3,D3

čtvrtý kalendářní týden větve A4,B4,C4,D4

což je věc velkého praktického významu.

Užitím této X/Y methody nabývá každý den v týdnu čtyři různé užitné kvality, takže je s pohledu této redefinice použitelný čtyřmi různými způsoby.

Tímto způsobem může jedno jméno (druh) dne v týdnu, obsluhovat čtyři větve opakovaných činností, (na př. v úterý mohou být vykonávány čtyři různé druhy opakovaných činností, podle toho, jaký charakter dne uvažovaný den úterý dle této X/Y methody právě nabude.)

Na straně požadavků jest třeba vždy konat tyto opakované činnosti nutné:

1. SBÍRAT:

Získat přehled a vědomost o úplné množině skutečností nutných, jež jest při tvorbě plánu k dosažení stanovených cílů třeba brát v úvahu.

2. PROHLÍŽET A POŘÁDAT:

Strukturovat toto množství daných skutečností. Přitom je vhodné respektovat duchovní zákon o přitažlivosti podobných myšlenek.

Tyto podobné myšlenky vytvoří časem větev správní struktury.

Osvědčilo se a jest tedy vhodné, každou tuto hlavní větev činností opět rozdělit do čtyř subvětví.

3. MYSLET A SNÍT:

Zvažovat sebrané a uspořádané skutečnosti s hlediska

3.1 důležitosti jejich vůbec, příp.

důležitosti jejich vzhledem k dosažení sledovaných cílů

3.2 pracnosti jejich (odhady, resp. výpočty pracností jejich)

3.3 souvislostí technologicky nutných (tyto věci řeší na př.
CPM, PERT a jim podobné methody. Bod 3.3 není proto více
součástí této methody.)

4. PLÁNOVAT:

Sestavit nejčastěji síťový graf činností nutných ke splnění daného úkolu, oceněný nejméně s hlediska časového a finančního.

5. ZAŘIZOVAT, t.j. DELEGOVAT, příp. OBJEDNÁVAT a p.

6. “DĚLAT” (PRÁCE VLASTNÍ)

Zhotovit SPRÁVNÍ LIST STRUKTURY:

K výše uvedenému se řadí ještě prostředek, který výsledek předchozí práce formalisuje a při správě vytvořených struktur pomáhá, a sice:

SPRÁVNÍ LIST STRUKTURY.

Tento pomocný řídící prostředek je ve formátech A4, A5 s popisem užití svého k nalezení v přílohách.

Strukturování kapacit:

Při strukturování požadavků jsme došli ke zjištění, že je velmi vhodné, strukturovat požadavky co možná nejčastěji do čtyřvětvových struktur.

Rozdělování kapacit těmto větvím je však poměrně náročná práce, kterou sotva lze dělat jen z hlavy podle paměti. Bylo by proto velmi dobré, kdyby existovalo jednoduché pravidlo, či matematický vztah, který by nás takové evidenční práce zbavil. Tato potřeba je velikého významu, zejména při správě opakovaných činností.

Potřebujeme pravidlo, které nám umožní přirozeně danou časovou kapacitu, totiž jeden pracovní den, či jeden pracovní blok v pracovním dnu, zcela "automaticky" přiřadit správné větvi pracovní struktury, které nám poskytne čtyři "užitná znamení" jednoho a téhož dne, jednoho a téhož času, jedné a téže pracovní kapacity.

Toto pravidlo existuje a jmenuje se: X/Y METHODA. Popis této methody viz příloha.

Dále je důležité a nutné mít možnost, X/Y methodou charakterisovaný pracovní den pro obsluhu stanovené pracovní struktury smysluplně a účinně rozdělovat. To umožňuje OBECNÝ ROZVRH HODIN. Jeho popis viz příloha.

Podle něho obsahuje pracovní den kromě pomocných bloků čtyři hlavní pracovní bloky B2-B5, jež jsou s hlediska trvání svého tak předmyšleny a tak vyzkoušeny, že vyhoví technologickým požadavkům většiny v těchto časových blocích vykonávaných prací.

Zmíněný, výše popsaným způsobem získaný, časový blok je opět výhodně použitelný několika nutnými, avšak rozdílnými způsoby, jež se pro správnou duševní práci prokázaly jako

obecné opakované činnosti správní nutné (OČ):

- sbírat (OČ/SB)

- prohlížet a pořádat (OČ/PP) nashromážděných zápisů myšlenek
a úkolů a p.

- myslet a snít (OČ/MS) o nejlepším způsobu a methodách jejich
řešení

- plánovat (OČ/PL)

- zařizovat (OČ/Z), aby činnosti schopné delegování vykonali
buď spolupracovníci, nebo aby byly svěřeny jiným firmám.

- „dělat“ t.j. práce vlastní (OČ/P)

Nyní se pozorný čtenář zamyslí a zeptá se, proč považuje autor za nutné, to, co již byl dříve popsal, opakovat byť ve zjednodušeném výčtu, nicméně znova ?

To proto, že všechno, co je podstatné, by mělo být

nejenom řečeno vícekráte, aby to tak na svou významnost upozornilo, ale navíc také
svázáno nějakým pravidlem (zde mnemotechnickým), a sice tak, že

prvních pět bodů, a to přesně ve svém pořadí,

odpovídá palci až malíčku levé ruky,

zatímco bod šestý celé pěsti ruky pravé.

Tím je dána (stanovena) nejenom strategie (pořadí) užití těchto OČ, ale i taktika (váha), s níž má být zmíněná OČ užita.

Je však známo, že mezi časem rozpočtovaným a časem skutečně užitým je rozdíl, který je úzce spjat s osobní disciplinou a organisací práce:

Jmenuje se stupeň účinnosti práce (jako poměr času skutečně užitého ku času rozpočtovanému) a pokud se pohybuje kolem hodnoty 0,7 lze hovořit o velmi pracovitém člověku.

Pokud se jedná o pracovní místo s vysokým stupněm rušení, je tento stupeň účinnosti práce podstatně nižší.

Je-li pracovní rytmus rušen, hledá člověk pracovní methodu, která by mu poskytla východisko a řešení jeho situace. Jsou to především vedoucí pracovníci, kteří musejí pracovat za stálého rušení, a pak se skrze stress a hektickou práci pokoušejí "přes to" splnit své denní pracovní pensum.

Takový, východisko nabízející prostředek, skutečně existuje a nabízí nejenom hledané řešení, nýbrž ještě záruku, že předem stanovená struktura času bude dodržena, a to téměř za všech podmínek rušení.

Jmenuje se OBECNÝ ROZVRH HODIN.

Shrnuto tedy, pak se ve zde popsané methodě správy struktur pod pojmem strukturování kapacit rozumí:

1. tvorba možnosti čtyř druhů užití (X/Y) jednoho a téhož
kalendářního dne, přičemž nabídku konkrétního druhu užití
toho kterého dne automaticky vytváří X/Y METHODA.

2. rozdělení takto získaných čtyř různých kapacit opět
na čtyři hlavní pracovní bloky B2-B5 prostředkem, který tuto časovou strukturu
smysluplně užívá a řídí způsob užití toho času, jenž je právě k disposici, zvaným: OBECNÝ ROZVRH HODIN, přičemž

3. každý ze všech pracovních bloků B1-B5
má ŠEST možných různých způsobů užití:

OČ/SB, OČ/PP, OČ/MS, OČ/PL, OČ/Z, (ruka levá: palec až malíček)

OC/P (ruka pravá: celá pěst),

přičemž je vhodné si všimnout, že jak má palec dva články, tak sestává blok organisační B1 ze dvou základních časových jednotek (půlhodin),

zatímco mají-li ostatní prsty články tři, sestávají pracovní bloky B2 až B5 ze tří základních časových jednotek (půlhodin).

V čem je tato methoda nová?

Jaké METHODICKÉ NÁSTROJE užívá nové,

lepší,

výkonnější ?

Strukturování požadavků:

práce ruční na způsobu práce práce podporovaná PC

nezávislé

KARTOTÉKA SOUBOR DAT

METHODA ČTYŘ

OBECNÝ SPRÁVNÍ LIST STRUKTURY [1]⁾

(pro formáty: DIN A4,A5)

Don FULLERova methoda program Don FULLER

BODOVACÍ METHODA

Strukturování kapacit:

X/Y METHODA[2]⁾

OBECNÝ ROZVRH HODIN[3]⁾

!!! Podtržené pojmy jsou nástroje nové, jež Methoda správy struktur přináší.

PŘÍLOHY.

X/Y methoda.

Popis algoritmu.

Algoritmus X/Y methody je jednoduchý výpočet, jehož postup je přímo odvozen od úplného data dne.

Výsledek tohoto výpočtu je zlomek, symbolicky označený jako X/Y. Odtud jest i název této methody.

Zlomek X/Y je určen, jsou -li stanoveny X a Y.

X <L,S>, přičemž X=L, je-li číslo dne v měsíci číslo liché, a X=S, je-li číslo dne v měsíci číslo sudé

Y <L,S>, přičemž Y=L, vede-li ciferný součet úplného data dne k číslici liché a

Y=S, vede-li ciferný součet úplného data dne k číslici sudé

Odtud je zřejmé, že zlomek X/Y nabývá toliko těchto hodnot:

X/Y <L/L,S/L,L/S,S/S>

Tímto způsobem se rozpadá celkový počet plánovaných kalendářních dnů k disposicí automaticky, aniž to třeba jakkoli sledovat a kontrolovat na čtyři prakticky stejně velké podmnožiny, (druhy) dnů, které alternují ve velmi praktické posloupnosti, což umožňuje vykonávat čtyři různé činnosti "jakoby" najednou,

přičemž je nabízen dostatečný časový prostor ve formě dnů téhož druhu, (zde též charakteru nazývaných) , ke koncentrované práci.

Navíc jeden a tentýž den, každý den v týdnu, získal najednou čtyři různé uživatelské kvality.

To je výhoda, je-li v určitý den v týdnu třeba vykonávat více prací různé povahy.

Další kapacitní zdroje:

Charakter každého týdne nechť určuje X/Y char neděle

Z tohoto pohledu pak nabyl každý den v týdnu 4 významů/kvalit

Protože každý den sám má též své 4 možné kvality,

může tedy každý den týdne nabýt takto

oněch velmi praktických i potřebných 16 možných kvalit !!!

Pozornost směřovat / zaměřit do tvaru kříže,

čímž je dělena množina sledovaných jevů automaticky na čtyři díly.

Posléze roztočit vpřed (TY) a vzad (JÁ) směřující břevno pozornosti

ve směru hodinových ručiček.

Tímto způsobem obsluhovat celou množinu mou pozornost upoutávajících jevů.

!!! Přesně takto současně pracuje i X/Y methoda sama.

OBECNÝ ROZVRH HODIN.

Popis:

Základní myšlenka je zkušenost, že každá práce musí sestávat ze zcela určitých elementů nutných, z postačující množiny činností nutných, aby mohla být trvale úspěšná.

Tyto neodmyslitelné elementy, součásti trvale úspěšné práce, jsou jejími atributy.

Z pozorování a nashromážděné zkušenosti vyplývá, že i tyto pracovní elementy jsou možné, únosné a snesitelné jen za zcela určitých časových okolností, časových podmínek.

Časové podmínky tyto, co se týče práce duševní, byly vyvinuty v OBECNÝ ROZVRH HODIN.

V podstatě je jedno, jak je rozvrh hodin stanoven, ale již zkušenosti starověku poučily člověka, že je vhodné

· činnosti duševní vykonávat spíše dopoledne, zatímco

· činnosti fysické spíše odpoledne

· Opakované činnosti pak pokud možno vázat ke stále stejnému času.

Tedy

pořádek a
vhodné pracovní prostředí,
vhodné pracovní klima a
vhodný pracovní rytmus (takové pracovní tempo, jež je uctivé k jednotlivci i pracovnímu kolektivu), stejně tak, jako
sociálně spravedlivé podmínky práce pro každého

Tento OBECNÝ ROZVRH HODIN pak, bez ohledu na to, na jakou hod. přesně bude skutečný začátek práce stanoven, vypadá cca takto:

OČ/S 0:30 Studium

Blok B1 1:00 Plán dne, čas sebeorganisace, t.j.

sběr činností a prací požadovaných

jednorázových i

opakovaných

rozhodnutí o pořadí jejich vykonání i

o času, jenž jim bude přidělen

práce uspořádávací a nutná evidence

Blok B2 1:30

Blok B3 1:30

Studium [4]⁾ 0:30

Přestávka (oběd) 0:30 – 0:45

Blok B4 1:30

Blok B5 1:30

Bloky B2-B5 jsou stejné a trvají 1:30 hodiny.

Délky bloků byly stanoveny empiricky, a to jak z mnoha pozorování vlastního spontánního chování, tak i z pozorování skutečných časových nároků různorodé práce tvůrčího duševního pracovníka.

Naskýtá se otázka, jak toto pravidlo přiblížit člověku názorně tak, aby bylo co nejsnáze k zapamatování:

Všimneme-li si podobenství mezi „půlhodinou“ pracovního bloku a článkem na prstu lidské ruky, pak palec, jakožto první a nejdůležitější prst ruky, mající 2 články, nechť odpovídá bloku B1.

Ostatní prsty ruky, ukazováček až malíček, sestávající každý ze 3 článků, nechť odpovídají blokům B2 – B5.

!!!! Každý blok práce nechť začíná

o modlitbou dle povahy práce a

o prosbou za Požehnání Boží

o s poděkováním za všechna Požehnání Boží předchozí !!!!

Zde bych chtěl zmínit ještě významnou, avšak málo známou zkušenost z úspěšných pracovních method pracovníků nejvyšších odpovědnostních posic, kde chybné rozhodnutí může způsobit významné, či nenapravitelné škody, a sice zařadit blok B1 buď až na konec pracovní doby, nebo jej dokonce (vzhledem k možným rušivým vlivům) zpracovat v mimopracovní době.

Jde o Don Fullerovu technologii stanovení pořadí u takových činností, jejichž naléhavosti jsou u všech činností přibližně stejně velmi vysoké a kdy prostým pohledem a s užitím byť vzdělaného, nicméně selského rozumu, tak jednoduše již vystačit nelze.

Popis je uveden dále v přílohách.

Dosud uvedený postup lze obecně doporučit pro duševní pracovníky nižších a středních řídících úrovní. Pro úrovně vysoké a nejvyšší methodu Don Fulerovu.

Příklad praktického užití Obecného rozvrhu hodin (ORH):

ORH Jméno větve spravované struktury

1	2	3	4	5	6	7	8
OČ/S	K+PD	B1/ORG	B2/	B3/	OČ/S	B4/	B5/
1	1	2	3	3	1	3	3
0:30	0:30	1:00	1:30	1:30	0:30	1:30	1:30

!!! Pokud se Vám graf rozpadl, zmenšete jej na 90%, tak se Vám opět složí.

Jde bohužel o technický nedostatek.

Uvnitř těchto výše uvedených časových bloků je třeba si v duchu stále opakovat a zpaměti kontrolovat provedení těchto již dřívě zmiňovaných obecných opakovaných správních činností nutných prostě jako poučku, včetně uvedené mnemotechnické pomůcky:

Sbírat
Prohlížet a pořádat
Myslet a snít levá ruka
Plánovat po jednotl. prstech,
Zařizovat, delegovat palcem počínaje

„Dělat“ pravá ruka

jako sbalená pěst

Za normálních okolností, t.j. na př. při běžné práci v podniku, kdy člověk řídí jen jeden projekt, je třeba a stačí si v duchu projít tyto obecné správní OČ jen 1x za den, ale již v okamžiku, kdy začneme řídit dva a více projektů to již pravda více není.

Proto je třeba si toto s.u. pravidlo zapamatovat a stále si je v duchu opakovat, abychom byli v budoucnu ušetřeni nepříjemných překvapení pro nějaká svá opomenutí.

V okamžiku, kdy zjistíme, že jsme v některé z těchto obecných správních OČ na některou významnou konkretní skutečnost zapomněli, je třeba ji dle důležitosti její své právě vykonávané práci předřadit !!, a pak znovu pokračovat v místě přerušení svého ORH.

OBECNÝ SPRÁVNÍ LIST STRUKTURY.

Strukturu lze chápat jako

les, sestávající ze stromů,
jako strom, sestávající z kmene a větví,
jako život, sestávající z různých činností a zájmů,
jako kusovník stroje, sestávající z montážních skupin a dílů,

přičemž se v něm některé montážní skupiny i díly mohou i mnohokráte opakovat, (avšak pro potřeby sebeorganisace máme však na mysli vždy toliko kusovník součtový !!, tedy jednoúrovňový),

vždycky však zjistíme, z důvodů uvedených výše, že veškeré tyto, zde toliko v podobenstvích uvedené, struktury můžeme účelně rozdělit do čtyř dílů, tedy methoda čtyř, (podobně jako již staří zjistili své: „Divide et impera !!“)

Nás však většinou, z pohledu potřeby zvládnout svůj život, nezajímá v kolika strukturních úrovních se které substruktury opakují, potřebujeme však mít přehled o všech těch strukturách, na něž zapomenout nechceme, či dokonce nesmíme, máme-li žít smysluplný život !!!

Takových struktur je mnoho, a k jejich zviditelnění, či získání minimálního přehledu o nich, potřebujeme co největší praktický formát, t.j. A4, nejhůře A5, v případě PC práce celou obrazovku.

V případě práce ruční se mi osvědčilo

samotný list papíru k tomu účelu zvolený skládat půlením, čímž lze

v případě listu A5 sledovat smysluplně

na výšku 4 struktury a
na délku 8 struktur

v případě listu A4 sledovat smysluplně

na výšku 8 struktur a
na délku 8 struktur,

práci na struktuře i trvání její sledovat / evidovat graficky, namísto numericky,
přičemž šířka sloupce vždy odpovídá max limitu práce, t.j. 1:30 hod.

Čtyři řádky v záhlaví formuláře jsou proponovány takto:

1. Pořadové Číslo větve Strategie - jest nejdůležitější, neboť jest hlediskem strategickým !! a závazně určuje pořadí, v němž budou nároky této struktury uspokojovány !!

2. Jméno větve

3. Váha větve Taktika - t.j. rozpočtem stanovené množství jednotek pro uspokojení potřeb této větve, resp. to rozpočtené množství jednotek, jimiž toliko potřeba této větve uspokojena býti smí !!

4. Plán/Limit větve, t.j. velikost jednoho uspokojení potřeby uvažované větve.

Podívejme se nyní, jak může takový Obecný správní list struktury (OSLS) vypadat:

OSLS Jméno sledované struktury

1	2	3	4	5	6	7	8
Jméno větve 1	Jméno větve 2	Jméno větve 3	Jméno větve 4	Jméno větve 5	Jméno větve 6	Jméno větve 7	Jméno větve 8
Váha větve 1	Váha větve 2	Váha větve 3	Váha větve 4	Váha větve 5	Váha větve 6	Váha větve 7	Váha větve 8
Limit větve 1	Limit větve 2	Limit větve 3	Limit větve 4	Limit větve 5	Limit větve 6	Limit větve 7	Limit větve 8

Váhu větve OSLS je vhodné určovat v těch jednotkách, v nichž je OSLS veden.

Limit větve OSLS je vhodné určovat v takových jednotkách, v nich máme zájem,

či jsme ochotni, se správou této své struktury zabývat: Praxe ukazuje, že

· pro den bude k disp max 1 blok (1:30 hod.)

· pro týden jeden den, atd.

Až budeme své významné struktury určovat, zjistíme, že jejich počet příliš nepřekročí

dvacítku, což je počet, se kterým ještě lze pracovat i ručním způsobem. (Mělo by to

být jakési „směrné číslo“.)

Nyní nám půjde o způsoby stanovení správného strategického pořadí vybraných

struktur:

Při ruční práci lze vybrané struktury

· prostě napsat na samostatné lístky papíru, a ty pak dle důležitosti srovnat prostým rozumem tak, jak se nám pořadí jejich dle důležitosti jeví nejsprávnějším,

· při přibližně stejné důležitosti odhadovat co do pořadí jejich „ze dvou stran“ tak, že je nutné odhadnout i výši škody, jež by vznikla, kdyby byla upřednostněna jiná struktura před právě uvažovanou,

· srovnat jen velmi obtížně, nebo dokonce chybně tam, kde i hledisko ztrát je přibližně stejné, nebo, při zjištění, že existuje, je dokonce neznámé.

Pak je nutno použít methodu don Fullerovu (viz dále), jíž lze užít i pro práci ruční, ale smysluplně do 20 položek (struktur).

Při práci s počítačem lze totéž udělat v libovolném editoru, nebo databásovém prostředku.

Nejčastěji použijeme Word, ale další postup je dnes prakticky společný pro všechny druhy editorů:

· napsat názvy struktur (obecně jakýchkoliv problémů, či themat) pod sebe na volnou stránku

· potřebuje-li uvažovaná položka zaujmout v seznamu jiné místo, „vybrat“ ji myší a

· tažením ji přesunout na místo jí určené

Pokud se rozhodneme pro tuto práci užít databásového prostředku, pak třeba

· sebrat příslušná themata jako věty souboru a

· setřídit tyto věty užitím následujícího programu ve FOX PRO, (který je navíc již současně popisem don Fullerovy methody), jenž si uživatel event. převede do svého prostředí (programového i datového).

· výsledek nutno většinou ještě „doladit“ rozumem pomocí slova POR.

· Soubor pak dle slova POR setřídit sestupně.

!!! Pokud nás zajímá jenom hodnotová analysa, užijeme pro stanovení pořadí

ABCD analysu.

Zde přikládám ještě program a současně popis don Fullerovy methody, a to při

A) ručním zpracování seznamu - způsobem tužka + papír

B) PC zpracování databásového souboru:

Ad A)

Obvykle užijeme list papíru formátů A4, nejhůře A5, tak, aby pojal oněch cca 20 položek, jež po nás může příští pracovní den nejvýše požadovat.

(8 hod./prac.den. Při koef. účinnosti 0,6 (dobrý pracovník) je k disp. max 5 hod. x 60= 300 min., což je při deseti činnostech 0,5 hod, při 20 činn. 0,25 hod, což je nejmenší smysluplně plánovatelná časová jednotka !!)

Příklad takového srovnání udělejme nyní níže pro deset položek, jež si pro jednoduchost napišme jako prostá podstatná jména pod sebe tak, jak nás právě napadnou, přičemž pro jednoduchost předpokládejme, že jejich posuzovanou důležitostí je jejich prosté abecední pořadí.

Nalezení správného abecedního pořadí učiníme methodou porovnání každého

s každým. Tato úloha vede na trojúhelníkovou matici, jak níže uvedeno.

Sečteme-li positivní sekvence ve sloupci i řádku za dané pořadí zvolené reálie, dostaneme pořadové číslo, jehož sestupným setříděním nalézáme hledané abecední pořadí zvolených slov.

Poř.

číslo

Uspořádávané

reálie

Počet

positivních

sekvencí

Stůl

Kamna

Květina

Okno

Zápraží

Srnec

Strom

Voda

Pták

Klokočí

Ad B)

!!! Dále uvedený program předpokládá, že věta, s níž bude pracovat, bude obsahovat slova, jejichž jména jsou vyznačena silně a definovaná, jak níže uvedeno:

Structure for table: D:\ORG\PROJEKTY.DBF

Number of data records: 18

Date of last update: 27.03.08

Memo file block size: 64

Code Page: 1250

Field Field Name Type Width Dec Index Collate Nulls

1 POL Character 3 Yes

2 NAME Character 20 Asc CZECH Yes

3 POR Numeric 3 Yes

4 VAHA Numeric 3 Yes

5 LIMIT Numeric 8 2 Yes

6 SKUT Numeric 8 2 Yes

7 ABCD Character 3 Yes

8 POZN Memo 4 No

** Total ** 54

*FC.PRG

*Program don FULLER.

clear all

clear

set talk off

set echo off

set step off

set heading off

set path to org && nastavit vlastní prostředí !!!

set dele on

*Volba souboru, v němž jest stanovit pořadí

*methodou Don Fullera, t.j. porovnáním "každý s každým".

accept 'Fullpath_file_name: ' to FNAME

use &FNAME && Otevřít zvolený soubor, v němž jest stanovit pořadí

repl all por with 0 && POR je vynulováno ve všech větách

* && a stanovuje se nové pořadí vět.

go bottom

store RECNO() to P && P = počet vět v souboru

go top

store 1 to i

go i

do while .T.

do while .NOT. EOF()

store i+1 to j

if j>P

exit

endif

do while .NOT. EOF()

clear

go i

displ next 1 name for dele()=.F.

go j

displ next 1 name for dele()=.F.

do while .T.

wait 'MOŽNÉ KLÁVESY: 1,2,Q' to PODM

do case

case PODM = '1'

go i

repl POR with POR + VAL(PODM)

exit

case PODM = '2'

go j

repl POR with POR + VAL(PODM)-1

exit

case UPPER(PODM) = 'Q' && Přerušení programu

return

endcase

enddo

go i

store j+1 to j

if j>P

exit

endif

enddo

store i+1 to i

if i>P-1

exit

endif

go i

enddo

close index

erase D:\ORG\POM.IDX

index on -POR to d:\ORG\POM.IDX

use &FNAME index d:\ORG\POM.IDX

set talk on

list POR, name for dele()=.F.

set dele off

exit

enddo

return

Takto jsme získali prototyp strategického pořadí spravovaných struktur.

Prototyp proto, že nás brzy rozum i „cit“ poučí, že takto to nalezené pořadí „sice rámcově sedí“, ale je třeba je „doladit“.

To je možné pomocí slova ABCD, jinak určeného pro ABCD analysu, ale zde se nám hodí i jinak, neboť takto můžeme obv. ručním užitím ABCD analysy s indexovým rozšířením získané pořadí „doladit“.

KAPACITY ROZDĚLENÍ – Rekapitulace:

· Komplexní činnost [nazývejme ji Projekt (PT)] musí být přiřazena PEVNĚ konkretnímu dni a jeho hodině !!,

protože lidské podvědomí, sledujíc skutečný kalendář, se chce a potřebuje pro svou práci také předem připravit. Ono není schopno sledovat žádnou „klouzavou evidenci“!!, a proto

· Rozpočet času, jinak obvykle ROZVRH HODIN zvaný, musí být PEVNÝ a nikoliv klouzavý !!

· 1 měsíc = 4 týdny = 4 x 7 dní = kapacita,

jíž lze navíc v jediném měsíci shora uvedeným způsobem 16 x zvětšit !!,

přesněji řečeno čerpat 16-ti možnými způsoby !!!

· Doporučuji však v prvním přiblížení, při tvorbě prvního rozpočtu, t.j. prvního Rozvrhu hodin, kapacitu přirozenou, t.j. 4 x 7 dní, nezvětšovat (dvojím užitím X/Y methody).

· Proti tomu postavit celkový počet PT v toto období sledovaných

· Každý z nich ocenit bodovací methodou. Je však třeba stanovit

o Strategii (pořadí) rozdělení dnů k disposici a

o Taktiku (váhy) rozdělení hodin k disposici.

Proto je třeba oceňovat bodovací methodou 2 x, a to

· jednak pro stanovení POŘADÍ PT dle důležitosti (STRATEGIE)

· jednak pro stanovené VAH PT dle objemu času nutného

(TAKTIKA)

· V těchto poměrech pak rozdělit dny a hodiny k disposici a

na pevno je přiřadit jednotlivým PT

· Nezapomenout, že některé PT nutno vázat ke zcela určitým dnům,

na př.: PRIV = So, ORG = Ne, TV = Ne, atd., přičemž

· Každý týden může mít obecně jiný Rozvrh hodin a navíc se může stát i to, že

· V krisových, katastrofických či válečných situacích bude možné, že na podobné činnosti prostě vůbec nebude čas.

Pak je třeba přidělovat kapacity požadavkům jen dle nejlepšího vědomí a svědomí, ctě moudrost a vzdělání lidské i vlastní tak, aby byla uctěna Morálka Boží, daná Písmy, respektuje Ducha i Tělo bližních stejně jako své vlastní s cílem minimalisace utrpení bližních i sebe sama, pamatuje na naučení J.A.Komenského z knihy „Jednoho jest potřebí“: (volná citace)

Máš-li majetek, užívej ho v bázni Boží a děkuj Bohu
Nemůžeš-li jej udržet, snaž se,

abys alespoň to nejnutnější zachoval a děkuj Bohu

Nemůžeš–li udržet ani to nejnutnější, snaž se,

abys alespoň holý život zachoval a děkuj zaň Bohu

Nemůžeš-li ani holý život zachovat, vzdej se sám sebe,

abys alespoň Pána Boha svého zachoval

(a pros Boha, abys měl sílu odpustit!!)

· Zlepšení stavu věcí činit pak „za pochodu“, a to vždy v čas ORG

o jednak jednotlivých projektů,

o jednak v PT ORG, nejhůře v neděli, či v jako den, za Ne deklarovaný,

neboť proto byla lidem neděle dána,

· aby byl čas na možnost mapovat a navigovat svou vlastní cestu životem

· aby byl čas na rozhovor Duše s Bohem,

a ten bez modliteb, proseb a děkování nelze vést NIKDY !!

Závěr:

Nyní se hloubavý čtenář zamyslí a nutně si musí položit otázku, proč vlastně tato Methoda správy struktur jako příloha knihy Umění žít ??

Protože k umění žít také nutně patří umění dosahovat spravedlivých životních i pracovních cílů a toto umění, jež poznat, osvojit si a úspěšně praktikovat za jeden jediný kratičký lidský život, je uměním téměř nedosažitelným.

Na začátku života, dokonce i mladému dospělému člověku se zdá život dlouhý,

a většina lidí je ochotna tím nejdrahocennějším, co člověk má, totiž časem života svého dokonce plýtvat, (což je těžký hřích proti vlastnímu Duchu z nevědomosti), ale ku konci života člověk vidí, jak žalostně málo času daroval Pán Bůh člověku tím, že mu dovolil vstoupit na tuto zem.

Stačí jen přirovnat věk člověka ku stokoruně, kterou Pán Bůh dovolí vyplatit nově

přicházejícímu člověku se slovy: „Tak, a s tímhle musíš vystačit na celý život !!“.

Okamžikem, kdy to člověk takto pochopí, ztuhne mu lehkomyslný úsměv na rtech a povzdychne si jen: „Ach, Pane Bože, jak já s tímhle mám na celý život vyjít ??

Jak s tím mám proboha vystačit ??“

„Vždyť ty ceny za nabytí všech těch k životu potřebných věcí jsou tak příšerné !!“

Proto je nutno mít, znát a umět používat účinný prostředek sebesprávy, jenž by umožnil a dovolil mapovat i navigovat cestu člověka vlastním životem tak, aby člověk mohl VĚDOMĚ určovat i dosahovat svých strategických i taktických cílů a přitom uměl též včas rozpoznat i hodnotu cílů, pro jejichž dosažení se byl rozhodl,

zkrátka, aby žil naplněný život !!,

ale to je bez spravedlnosti k Pánu Bohu, sobě samému i bližním

úloha neřešitelná !!

Literatura:

Don Fuller: Manage or be managed

Mudr. Josef Kvapilík: 100 rad pro kondici

Zpět !

[4] Studium je vhodné před jídlem, neboť „plenus ventr non studet libentr“ (plný žaludek nerad studuje)